Qué preguntar a un proveedor que te vende «inteligencia artificial»

Desde hace dos años, casi todo lo que se vende a empresas lleva la etiqueta de inteligencia artificial. Programas de facturación que la llevaban incorporada desde 2015 y no lo decían, ahora la anuncian en la portada. Otros la han añadido de verdad. Y unos cuantos han cambiado el folleto y poco más.

Distinguirlos desde fuera es difícil si no eres técnico. Estas preguntas ayudan, y no requieren saber nada de tecnología: lo que miden es si quien te vende entiende tu problema.

1. ¿Qué hace exactamente, en una frase, sin decir «IA»?

Si no se puede explicar sin la etiqueta, normalmente es porque la etiqueta es lo único que hay.

«Lee las facturas de tus proveedores y saca el importe y la fecha» es una respuesta. «Utiliza inteligencia artificial avanzada para optimizar tus procesos» no lo es.

2. ¿Qué pasa cuando se equivoca?

Todos estos sistemas se equivocan. La pregunta no es si falla, es qué ocurre entonces.

Las respuestas buenas suenan así: «marca el caso como dudoso y lo pasa a revisión», «avisa por correo», «no continúa hasta que alguien confirma». Las malas son «no se equivoca» o un silencio incómodo.

Si quien te lo vende no ha pensado en el fallo, no lo ha puesto nunca en producción.

3. ¿Quién revisa lo que produce, y cuánto tiempo cuesta?

Casi ningún sistema útil funciona sin revisión. Eso está bien, siempre que el tiempo de revisar sea mucho menor que el de hacerlo a mano.

Si al final resulta que hay que comprobar todo con el mismo detalle que antes, no has ahorrado nada: has cambiado escribir por corregir, que a veces cuesta más.

4. ¿Dónde van a parar mis datos?

Pregunta directa: ¿los datos de mis clientes salen de España? ¿Se usan para entrenar algo? ¿Cuánto tiempo se guardan? ¿Qué pasa si dejo de ser cliente?

Un proveedor serio tiene esto por escrito y te lo enseña sin incomodarse. Uno que improvisa la respuesta es un riesgo, porque el día que haya un problema con datos personales, el responsable ante la autoridad eres tú, no él.

5. ¿Puedo llevarme mis datos si me voy?

En qué formato, con qué facilidad y con qué coste. Si la respuesta es que hay que pedirlo por escrito y tarda semanas, estás firmando algo de lo que va a costar salir.

Esto no es desconfianza: es lo mismo que preguntas antes de cambiar de banco.

6. Enséñame un caso parecido al mío

No un caso de una multinacional. Uno de un negocio de tu tamaño y, si puede ser, de tu sector.

Y luego pide el teléfono de ese cliente. Un proveedor con casos reales lo da encantado. La llamada dura diez minutos y vale más que toda la documentación comercial.

7. ¿Cuánto cuesta cuando crezca?

Muchos de estos servicios cobran por uso: por documento procesado, por consulta, por usuario. El precio de la demostración es barato porque el volumen es pequeño.

Haz el cálculo con tu volumen real, y con el que esperas dentro de dos años. Más de una empresa ha descubierto que la herramienta que le ahorraba tiempo le costaba más que la persona que hacía el trabajo.

8. ¿Qué necesitáis de mí para que esto funcione?

Esta es la que más información da.

Si la respuesta es «nada, se instala y ya», desconfía. Cualquier sistema que trabaje con tus datos necesita que alguien le explique cómo funciona tu negocio: qué es urgente, qué clientes son especiales, qué palabras usáis internamente. Si el proveedor no pide nada de eso, o no lo va a hacer o lo va a hacer genérico.

Los proyectos que funcionan siempre piden tiempo de alguien de dentro. Es incómodo de oír y es la señal de que va en serio.

Una señal de alarma que no falla

Si te presionan con que la oferta acaba el viernes, que quedan pocas plazas o que tu competencia ya lo tiene, para.

Ninguna herramienta que vaya a formar parte de tu operativa durante años se decide con prisa. Y la urgencia artificial es la técnica de venta de quien sabe que, con tiempo para pensarlo, no lo comprarías.

Lo que nosotros contestamos a estas preguntas

Por coherencia: cuando trabajamos con estas herramientas, lo decimos. Explicamos qué parte hace un modelo, qué parte hacemos nosotros y qué revisamos antes de que nada salga. Los datos de nuestros clientes no se usan para entrenar nada, y todo lo que producimos lo lee una persona antes de publicarse.

No es un argumento de venta. Es lo mínimo que deberías exigir a cualquiera, nosotros incluidos.

Pide una prueba con tus datos

La demostración comercial siempre funciona: está preparada con casos que funcionan.

Lo que de verdad enseña algo es pedir una prueba con material tuyo. Veinte de tus facturas, cincuenta de tus correos, las preguntas reales de tus clientes. Con sus erratas y sus casos raros.

Ahí se ve el porcentaje de acierto real, que suele ser bastante menor que el de la demostración. Y se ve si el proveedor está dispuesto a hacerlo, que ya es información en sí misma.

Cuánto trabajo tuyo va a costar

La última pregunta y la que más presupuestos hunde: cuántas horas de tu equipo hacen falta el primer mes, y cuántas al mes después.

Un proyecto que exige veinte horas de alguien de dentro cuesta bastante más de lo que dice la factura. No es motivo para descartarlo; es motivo para contarlo en el cálculo antes de decidir.

Si tienes una propuesta encima de la mesa y quieres una segunda opinión antes de firmar, escríbenos.