La IA no substitueix el teu equip, li treu la feina ximple

La primera reacció quan es parla d’automatitzar alguna cosa en una empresa petita gairebé mai és tècnica. És una mirada incòmoda a la reunió i una pregunta que ningú fa en veu alta: si això ho fa una màquina, per a què hi soc jo?

Ignorar aquesta pregunta és la manera més segura que el projecte fracassi. No perquè la gent saboti res, sinó perquè ningú s’implica en una cosa que percep com una amenaça. I sense implicació, cap automatització funciona: són les persones que fan la tasca les que saben on són els casos rars.

El que passa a la pràctica

En empreses de menys de vint persones, automatitzar tasques rarament redueix plantilla. El que fa és canviar en què s’empra el temps, i normalment cap amunt.

En una distribuïdora, la persona que portava comandes dedicava bona part del dia a copiar dades de correus a un Excel. En automatitzar aquesta còpia, no va sobrar. Va començar a trucar als clients que portaven temps sense demanar. En sis mesos en va recuperar quatre. Cap full de càlcul no hauria fet aquestes trucades.

Aquest patró es repeteix. La feina que s’automatitza bé és la que ningú defensaria en una conversa honesta: copiar d’un lloc a un altre, buscar una dada que ja existeix, escriure per cinquena vegada el mateix correu. El que queda és la feina que requereix criteri, coneixement del client o simplement presència humana. És més difícil, més interessant i val més.

Per què la por no és irracional

Convé no despatxar-la amb un «tranquils, aquí no acomiadem ningú». La gent ha llegit els mateixos titulars que tu.

La por té una part raonable: si la teva feina consisteix íntegrament en tasques mecàniques, l’automatització sí que t’afecta. La resposta honesta no és negar-ho, és dir què s’hi farà. Què aprendrà aquesta persona, què passarà a portar, en quant temps.

Una empresa que automatitza sense dir això està demanant al seu equip que col·labori en una cosa que el pot perjudicar. És raonable que no hi col·labori.

Com plantejar-ho

Comença per preguntar, no per anunciar. «Quina part de la teva feina faries desaparèixer si poguessis?» Aquesta pregunta dona millors candidats a automatitzar que qualsevol anàlisi de processos, i a més converteix la persona en qui proposa en comptes de en qui ho pateix.

Que el primer cas sigui un que a algú li tregui un pes. Si la primera automatització allibera de la tasca més odiada de l’oficina, la conversa canvia sola. Si la primera és de control —mesurar quant triga cadascú en cada cosa—, ja has perdut.

Digues què es fa amb el temps que sobra. I que sigui una cosa concreta: atendre millor els clients que ja tens, recuperar els que van marxar, preparar la formació que mai hi ha temps de fer. Si no es diu res, tothom assumeix el pitjor.

Deixa que revisin. Les primeres setmanes, que la persona que feia la tasca revisi el que fa el sistema. Dues coses bones en surten: els errors es detecten i qui revisa entén com funciona, amb la qual cosa deixa de ser una caixa negra que li pot prendre el lloc.

L’error d’explicar-ho com un estalvi

Hem vist presentar un projecte d’automatització amb la frase «això ens estalvia l’equivalent a mitja persona». Pot ser cert i és una manera pèssima de dir-ho davant de l’equip.

El que s’estalvia són tasques, no persones. I l’argument fort no és l’estalvi, és el que es pot fer amb el temps recuperat. Una empresa petita gairebé mai té un problema d’excés de gent: té un problema de gent ocupada en el que no toca.

Què mesurar per saber si va bé

No mesuris només hores estalviades. Mesura també si la feina ha millorat per a qui la fa.

Una pregunta cada pocs mesos n’hi ha prou: la part avorrida del teu dia ha baixat? Si la resposta és que sí i a més els números del negoci es mouen, vas bé. Si les hores han baixat però la gent està igual de cremada, el que has automatitzat no era el problema.

El límit que convé tenir clar

Hi ha coses que no s’haurien d’automatitzar encara que es pugui. Donar una mala notícia a un client. Reconèixer un error. Decidir a qui s’atén primer quan no es pot atendre tothom.

No és per sentimentalisme. És que en un negoci petit la relació amb el client és el producte. Qui et tria a tu en comptes d’una cadena ho fa perquè amb tu parla amb algú. Automatitzar això és competir en el terreny on sempre perdràs.

Si vols que mirem quines tasques del teu equip té sentit treure del mig, parlem-ne.