Automatitzar pressupostos i factures: per on es comença

Quan preguntem a un client en què se li’n va el temps, gairebé mai esmenta el paperam. Ho dona per fet, com qui no compta el temps que triga a obrir la persiana. Després ho mesurem i resulta que són sis o set hores a la setmana entre pressupostos, factures, recordatoris de cobrament i buscar l’albarà que algú va arxivar on no tocava.

Sis hores a la setmana són gairebé un dia. I és un dia que no es factura.

Per què això és el millor lloc per començar

Si vas a automatitzar alguna cosa per primera vegada, el paperam administratiu és el millor candidat, i no per casualitat.

És repetitiu, amb la qual cosa hi ha volum suficient perquè la millora es noti. Té un resultat que es revisa d’un cop d’ull: una factura està bé o està malament, i es veu. No és creatiu, així que ningú el trobarà a faltar. I sobretot, si surt malament es detecta ràpid i es corregeix abans que arribi a ningú.

Compara-ho amb automatitzar el tracte amb el client, on un error es descobreix quan el client ja s’ha enfadat.

L’ordre que funciona

Primer: treure el pas que sobra. Abans de ficar cap eina, dibuixa el recorregut d’un pressupost des que algú el demana fins que es cobra. En paper, amb fletxes. Gairebé sempre apareixen un o dos passos que no aporten res: un correu intern de confirmació que ningú llegeix, una dada que s’escriu dues vegades en dos llocs diferents.

Treure aquests passos no costa diners i sol guanyar més temps que qualsevol programa.

Segon: les plantilles. Si cada pressupost s’escriu des de zero, allà hi ha mitja hora perduda per pressupost. Tres o quatre plantilles cobreixen el vuitanta per cent dels casos. No cal tecnologia, cal seure una tarda a fer-les.

Tercer: les dades que es repeteixen. El nom del client, el seu NIF, la seva adreça, el que va comprar l’última vegada. Si això és en un lloc i s’arrossega sol al pressupost, a la factura i al correu, desapareixen la meitat dels errors. Aquí sí que cal una eina, i n’hi ha prou amb un full de càlcul ben muntat o un programa de facturació dels normals.

Quart, i només llavors: la intel·ligència artificial. Per al que les plantilles no cobreixen.

On ajuda de debò un model

Convertir una conversa en un pressupost. El client t’explica el que vol per telèfon o per missatge, en desordre. Un model pot passar aquest text a les línies d’un pressupost amb les seves quantitats, perquè tu corregeixis en comptes d’escriure.

Llegir factures de proveïdors. Extreure import, data, número i concepte d’un PDF per ficar-ho a la comptabilitat. És del que millor funciona avui, i estalvia una feina que ningú vol.

Redactar els recordatoris de cobrament. El primer és fàcil. El tercer, quan portes dos mesos esperant, costa d’escriure sense que es noti l’enuig. Que un model et doni un esborrany educat i ferm ajuda més del que sembla.

Resumir l’estat de les coses. «Digues-me quins pressupostos porten més de quinze dies sense resposta.» Si les dades estan ordenades, aquesta pregunta es respon sola.

El que no cal automatitzar

El preu. Posar preu és una decisió comercial que depèn de qui és el client, quanta pressa té i quina relació hi vols. Cap eina no sap això.

L’enviament. Que un pressupost surti sense que ningú l’hagi llegit és la manera més ràpida d’enviar una xifra equivocada. Deixa sempre un botó que premi una persona.

El seguiment important. El client gran que porta un mes sense contestar no necessita un correu automàtic. Necessita una trucada.

Un advertiment sobre muntar massa

Hem vist negocis petits amb cadenes d’automatització enllaçades entre cinc serveis diferents, muntades amb entusiasme per algú que ja no és a l’empresa. Quan una es trenca, ningú sap per on començar a mirar, i mentrestant no surten les factures.

La regla que apliquem: si el sistema no es pot explicar en un foli, és massa sistema. I sempre ha d’existir la via manual, encara que sigui lenta. El dia que falli alguna cosa, aquesta via és el que manté el negoci en marxa.

Com saber si ha valgut la pena

Mesura abans i després, i mesura el mateix. Hores dedicades a administració per setmana. Dies mitjans entre que s’emet una factura i es cobra. Nombre d’errors que cal rectificar al mes.

Si als tres mesos aquests números no s’han mogut, el sistema no està funcionant per molt que impressioni. I convé saber-ho aviat, abans d’haver-li agafat estima.

Si vols que mirem el teu paperam i et diguem on són aquestes sis hores, escriu-nos. És de les converses que més ràpid es paguen soles.