Agent de veu per a reserves de restaurant: el telèfon en ple servei
Divendres, dos quarts de deu de la nit. La sala és plena, hi ha tres taules que demanen el compte i a la cuina s’acumulen les comandes. Sona el telèfon. Algú vol taula per a sis per dissabte. Si l’agafes, una taula espera. Si no l’agafes, aquella persona truca al restaurant del costat.
És el problema de sempre en l’hostaleria: les reserves per telèfon arriben just a les hores en què ningú no les pot atendre. Un agent de veu amb IA està pensat per a aquest moment. Agafa la trucada, pren la reserva, l’apunta i et deixa continuar amb la sala. Aquest article explica com funciona, què ha de saber del teu restaurant i què no convé deixar-li a les mans.
Què fa amb una reserva
L’agent de veu és una centraleta amb IA: un assistent que agafa el telèfon amb el nom del teu restaurant, avisa que és un assistent i parla amb veus neuronals, amb pauses i entonació naturals. Amb una reserva fa el mateix que faria algú de sala que tingués temps:
- Pregunta el necessari: dia, hora, quantes persones i a nom de qui.
- Mira la disponibilitat a la teva agenda o al teu programa de reserves.
- Si hi ha lloc, l’apunta i la confirma al client amb les dades concretes.
- Si a aquella hora estàs ple, ofereix alternatives: «a les nou estem complets, però tinc taula a dos quarts de nou o a dos quarts d’onze».
- Et deixa el resum per WhatsApp o per correu, i el client rep el recordatori abans de venir.
Tot això mentre tu continues servint. I com que atén diverses trucades alhora, el divendres a les nou ningú no es troba que comunica.
Una trucada, de principi a fi
Una trucada inventada a un restaurant d’exemple, perquè se’n vegi el recorregut:
—Bona nit, soc l’assistent del restaurant. En què et puc ajudar?
—Volia taula per a quatre divendres a les nou.
—A les nou estem complets, però tinc taula a dos quarts de nou o a dos quarts d’onze. Et va bé alguna d’aquestes hores?
—A dos quarts de nou, perfecte.
—Fet. A nom de qui la poso?
En penjar, la reserva ja és a la teva agenda i a tu t’arriba un resum curt: nom, dia, hora, persones i qualsevol nota que hagi donat el client, com una trona o una celebració. El pots llegir quan s’acabi el servei, o d’una ullada entre taula i taula.
El que ha de saber del teu restaurant
L’agent només sap el que li expliquem, així que la feina de debò és preparar-li bé la informació. El que més es pregunta per telèfon en un restaurant:
- Horaris i torns: dinars i sopars, quins dies tanques, si hi ha segon torn.
- Com funcionen les taules: a partir de quantes persones és un grup, què passa amb els grups grans, si hi ha menú tancat per a ells.
- El menú del dia i la carta: preu del menú, especialitats, opcions vegetarianes o sense gluten. Només el que tu vulguis que digui.
- El local: terrassa, si s’hi admeten gossos, si hi ha trona, aparcament a prop.
- El que no fas: si a la terrassa no es pot reservar, si no acceptes reserves per al mateix dia a partir de certa hora.
Si una pregunta no és en aquesta informació, l’agent no se la inventa. Diu amb naturalitat que això ho confirmarà algú del restaurant i en pren nota perquè el truqueu.
On apunta les reserves
La reserva ha d’acabar al mateix lloc on mires tu les taules. Amb Google Calendar i Outlook la connexió és directa, i amb la majoria de programes de reserves també s’hi pot connectar. Si el teu no ho permet de sèrie, t’ho diem abans de començar i t’expliquem les opcions.
El que no pot fer és llegir la llibreta de la barra. Si avui apuntes les reserves a mà, el primer pas és tenir-les en algun lloc digital, encara que sigui una agenda compartida, perquè l’agent i tu veieu el mateix.
Al·lèrgies, grups i el que passa a una persona
Hi ha trucades que un agent no ha de resoldre sol, i en un restaurant estan força clares.
Les al·lèrgies. L’agent pot dir el que tu li hagis donat per escrit, per exemple que tens opcions sense gluten, i apuntar a la reserva que hi ha un al·lèrgic perquè la cuina ho sàpiga. El que no fa és garantir que un plat és segur per a una al·lèrgia concreta. Això ho confirma una persona de cuina.
Els grups i les celebracions. Un dinar d’empresa o un aniversari de trenta persones necessiten parlar de menú, d’horari i de paga i senyal. L’agent pren les dades i t’ho passa, amb el resum fet, perquè truquis tu.
Les queixes. Si algú truca molest per alguna cosa que va passar, la trucada passa a una persona o se’n pren nota per tornar-la. No es queda mai a l’assistent.
El que és urgent. Un proveïdor que no arriba, algú que s’ha deixat alguna cosa, un client que arriba tard a la seva reserva. Es decideix amb tu quines trucades et passa al moment.
També en català
En un restaurant de Lleida el telèfon sona en català i en castellà, i en temporada també en altres idiomes. L’agent contesta en l’idioma en què li parlen: català, castellà o anglès.
La reserva en línia no desapareix
Un agent de veu no substitueix la reserva per internet. Molta gent prefereix reservar des del mòbil a les onze de la nit sense parlar amb ningú, i aquest botó ha de ser a la teva fitxa de Google i al teu web. El que fa l’agent és recollir els que encara prefereixen trucar, que no són pocs.
El mateix passa amb la carta: si la tens publicada i actualitzada, l’agent hi pot remetre quan algú pregunta per un plat. Si encara no la tens, la carta digital per a restaurants és el que fem per a això. I si vols veure la resta del que la intel·ligència artificial pot fer avui en un restaurant, sense xifres inflades, ho expliquem a intel·ligència artificial en restaurants: què canvia ja.
Quan no compensa
Si el teu restaurant rep poques trucades, o si sempre hi ha algú a la barra que les pot agafar sense deixar ningú esperant, no el necessites. Tampoc si gairebé totes les reserves ja t’entren per internet. Compensa quan el telèfon sona en hores de servei i avui es perden reserves perquè no el pots agafar.
Per saber-ho, fes una prova: durant dos caps de setmana, mira el registre de trucades perdudes del telèfon del restaurant en hores de servei. Treu les de proveïdors i les repetides. El que queda són, majoritàriament, persones que volien taula o tenien un dubte abans de venir, i aquesta xifra et diu quantes reserves se t’escapen.
Multiplica-la pel que deixa de mitjana una taula i tindràs el que et costa no agafar el telèfon un cap de setmana. Si és poc, continua com fins ara. Si no ho és, ja saps quant et pots gastar per resoldre-ho.
Com començar
Comencem amb una consultoria gratuïta: mirem quantes trucades reps, a quines hores i amb quin programa portes les reserves. Amb això et muntem una demo amb el teu restaurant en 24 hores, perquè la truquis i li demanis taula com ho faria un client. Una centraleta amb agenda i transferències està funcionant en dues o tres setmanes, comptant les proves amb tu.
Si vols provar-ho ja, a la demo de xatbot i centraleta amb IA (la pàgina és en castellà) hi ha un restaurant d’exemple al qual pots trucar per demanar taula. Tot el que fa la centraleta IA amb el teu número de sempre és a la seva pàgina, i el que fem per atreure clients a la sala, a màrqueting per a restaurants, també en castellà.
Si t’interessa el tema, també hem escrit sobre la recepcionista amb IA per a una clínica dental i sobre la centraleta amb IA que parla català.
