Com desviar trucades a un assistent amb IA sense canviar de número
La pregunta que més es repeteix quan un negoci pensa en un assistent telefònic amb IA és si haurà de canviar de número. No. Els teus clients continuen trucant al de sempre, el que surt a la fitxa de Google, a la furgoneta i a les targetes. El que canvia és on va la trucada quan tu no la pots agafar.
Això es fa amb el desviament de trucades, una funció que tenen pràcticament totes les línies, mòbils i fixes, sense canviar d’operadora. Aquest article explica quins tipus de desviament hi ha, com s’activen i què convé comprovar perquè no es perdi cap trucada pel camí.
Desviar no és canviar de número
Quan actives un desviament, la teva operadora redirigeix les trucades que entren al teu número cap a un altre número, en aquest cas el de la centraleta amb IA. Qui truca no nota res: marca el teu número i li contesta l’assistent amb el nom del teu negoci.
I si un dia ho vols deixar, treus el desviament i tot torna a ser com abans. No hi ha portabilitat, no hi ha paperassa i no perds el número.
Els tipus de desviament que importen
Totes les trucades. Tot el que entra va directe a l’assistent. Té sentit si vols que la centraleta contesti sempre primer i et passi a tu el que necessiti una persona.
Si no contestes. El telèfon sona uns segons a la teva línia i, si ningú no l’agafa, salta a l’assistent. És el més habitual en negocis on normalment contestes tu però no sempre pots.
Si comuniques. Si ja estàs en una trucada, la següent va a l’assistent en lloc de donar senyal d’ocupat.
Si el mòbil està apagat o sense cobertura. Útil en un mòbil que va amb tu a les obres, al magatzem o a llocs on el senyal falla.
Fora d’horari. No és un codi com els anteriors. Depèn de la teva línia: hi ha centraletes virtuals i serveis d’empresa que permeten programar el desviament per horari. Si la teva no ho permet, es pot activar en tancar i treure en obrir, o fer servir el desviament «si no contestes», que fora d’horari acaba cobrint totes les trucades perquè no hi ha ningú per agafar-les. Ho resolem en muntar-ho, segons el que tinguis.
El normal és combinar-ne dos: «si no contestes» i «si comuniques». Així agafes tu tot el que pots i l’assistent es queda el que abans es perdia.
Des d’un mòbil: els codis
Als mòbils de les operadores espanyoles el desviament s’activa marcant un codi, el número de destinació i el coixinet, i prement el botó de trucar. Són els codis estàndard de la telefonia mòbil, els mateixos que publica Vodafone a la seva pàgina d’ajuda. En altres operadores solen coincidir, però si algun no respon, confirma-ho amb la teva:
- Totes les trucades:
**21*número# - Si no contestes:
**61*número# - Si comuniques o rebutges la trucada:
**67*número# - Apagat o sense cobertura:
**62*número#
Per treure cadascun es marca el mateix número amb dos coixinets al davant: ##21#, ##61#, ##67# i ##62#. El codi ##002# treu tots els desviaments alhora, també el de la bústia de veu si el tenies, així que fes-lo servir amb compte. Per comprovar si un desviament està actiu, *#21#, *#61#, *#67# o *#62#, segons el cas.
Molts mòbils també permeten configurar-ho des dels ajustos del telèfon, a l’apartat de trucades, sense escriure codis. El resultat és el mateix.
Un avís: aquests codis són els habituals, però cada operadora pot tenir particularitats, sobretot les de baix cost o les línies d’empresa. Si en marcar no reps cap confirmació a la pantalla, consulta-ho amb la teva abans de donar el desviament per fet.
Des d’un fix
Als fixos, cada operadora té els seus propis codis i no sempre coincideixen amb els del mòbil. Demana els de la teva línia a la teva operadora o busca’ls a la seva pàgina d’ajuda oficial, i després d’activar el desviament truca des d’un altre telèfon per comprovar que funciona.
Amb els fixos hi ha més varietat que amb els mòbils. Moltes línies de fibra ja no són el fix de tota la vida, sinó una línia per internet que es configura des de l’àrea de clients o l’aplicació de l’operadora. I si el teu negoci té una centraleta virtual, el desviament es programa des del seu panell, normalment amb més opcions, com el desviament per horari.
En qualsevol cas, la manera més ràpida de sortir de dubtes és trucar a la teva operadora i preguntar: «com desvio les trucades d’aquesta línia a un altre número quan no contesto?».
Qui paga el desviament
Per a la teva operadora, una trucada desviada és una trucada que surt de la teva línia cap al número de destinació, així que normalment es factura a la teva línia segons la teva tarifa. Amb moltes tarifes les trucades nacionals hi són incloses i no notaràs res, però convé confirmar-ho amb la teva operadora, sobretot en tarifes d’empresa antigues o amb minuts limitats.
Activar el desviament, en si, no sol costar res. Algunes operadores no permeten desviar a números especials, així que confirma que el número de destinació és un número normal.
Els errors que fan perdre trucades
La bústia de veu salta abans que el desviament. Si tens el contestador activat, es pot quedar la trucada abans que arribi a l’assistent. Revisa la bústia quan activis el desviament «si no contestes».
Massa temps sonant. Si el telèfon sona molta estona abans de desviar, part de la gent penja abans que contesti ningú. Pregunta a la teva operadora quants segons espera i si es pot ajustar.
No provar-ho. Després d’activar el desviament, truca des d’un altre telèfon en cada situació: sense agafar-lo, comunicant, amb el mòbil apagat. És l’única manera de saber que funciona.
Oblidar les altres línies. Si el negoci té un fix i un mòbil, i tots dos apareixen en algun lloc, cal desviar-los tots dos. Revisa quin número tens a la fitxa de Google, al web i a les xarxes; ho expliquem a horaris, festius i fitxa de Google: els detalls que costen trucades.
Comptar amb WhatsApp. Les trucades que entren per WhatsApp no passen per la teva operadora, així que el desviament no les afecta.
Pas a pas per deixar-ho llest
Si ho fas tu, aquest és l’ordre que evita ensurts:
- Decideix quines trucades vols desviar: totes, només les que no agafes, les de quan comuniques o les de fora d’horari. En la majoria de negocis, «si no contestes» més «si comuniques» és el millor punt de partida.
- Tingues a mà el número de destinació, el de la centraleta, escrit amb totes les xifres.
- Revisa la bústia de veu de la teva línia i desactiva-la si ha de competir amb el desviament.
- Activa el desviament amb el codi o des dels ajustos del telèfon, i espera el missatge o el to de confirmació.
- Prova cada cas des d’un altre telèfon: sense agafar, comunicant i, si l’has activat, amb el mòbil apagat.
- Apunta com es treu. El codi de desactivació, en un lloc on el trobis el dia que el necessitis.
Són deu minuts, i la meitat són proves. No te les saltis: un desviament que no funciona és pitjor que no tenir-ne, perquè et penses que algú contesta i no contesta ningú.
Com ho fem nosaltres
Quan muntem una centraleta amb IA, el desviament és l’últim pas, no el primer. Abans preparem la informació del teu negoci, connectem la teva agenda i la provem. Després decidim amb tu quines trucades agafa: totes, només les que no agafes o només les de fora d’horari. Et diem quin codi o quin ajust correspon a la teva línia, l’activem amb tu i truquem per comprovar cada cas.
Si vols sentir com contesta abans de tocar el teu telèfon, pots trucar a qualsevol dels negocis d’exemple de la demo de xatbot i centraleta amb IA, que és en castellà. I si vols saber què fa amb les trucades que li arribin, ho tens tot a la pàgina de la centraleta IA. Sempre comencem per una consultoria gratuïta en què mirem la teva línia i les teves trucades.
Si t’interessa el tema, també hem escrit sobre la diferència entre centraleta IA, centraleta virtual i secretària virtual i sobre quant li costen les trucades perdudes a un negoci.
