Xatbot per a empreses: quan compensa i quant costa
Tots hem tingut l’experiència de barallar-nos amb un assistent automàtic que no entén la pregunta i no deixa parlar amb ningú. Aquesta memòria és la raó per la qual molta gent reacciona malament quan li proposes posar un xatbot al seu web.
La reacció és assenyada. Un xatbot d’atenció al client mal plantejat no és neutre: fa mal. Però un de ben acotat resol consultes a les onze de la nit que d’una altra manera es perden.
Aquesta guia és per decidir si un xatbot per a empreses et compensa i quant et pot costar. La diferència entre un que ajuda i un que molesta no és a la tecnologia. És en dues decisions que es prenen abans de muntar-lo, i en uns quants números que convé fer abans de demanar pressupost.
Decisió u: què NO respondrà
És més important que decidir què sí. Un assistent que intenta contestar-ho tot acaba inventant, i un preu inventat o una disponibilitat inventada costa un client i de vegades una discussió.
En els que muntem, la llista del que no respon sol incloure preus tancats, terminis concrets, qualsevol cosa que depengui d’un cas particular, i tot el que soni a reclamació. Això passa a una persona sense intentar-ho.
Que un assistent digui «això t’ho confirma algú de l’equip de seguida» no és una errada. És exactament el que ha de fer.
Decisió dos: què passa quan no ho sap
L’error que més mal fa no és equivocar-se: és deixar la persona atrapada. Si no hi ha sortida visible cap a un humà, la sensació que queda és que t’estan esquivant.
Tota conversa ha de poder acabar en tres llocs: resolta, amb un missatge enviat a una persona, o amb un telèfon a la vista. Mai en un bucle.
Així muntem el nostre xatbot per a empreses: el que no sap no s’ho inventa, i ho passa a una persona de l’equip amb el resum de la conversa.
Quan compensa
Compensa quan es donen tres coses alhora.
Reps bastants consultes repetides. Si t’escriuen cinc persones al mes, no cal automatitzar res: contesta-les tu, i millor.
Una part arriba fora d’horari. Aquí hi ha el valor real. En hostaleria, serveis i comerç local, una part important de les consultes entra a la nit i el cap de setmana, quan la decisió de compra està calenta. Aquesta consulta o s’atén llavors o es refreda.
Tens les respostes escrites en algun lloc. Si ningú ha posat per escrit com funciona el teu servei, l’assistent no té d’on treure-ho. I aquesta feina d’ordenar la informació sol valer per si sola, encara que després no muntis res.
Quan fa nosa
Quan el que vols és deixar d’atendre. Si el problema és que no dones l’abast i la solució que busques és que la màquina se n’ocupi, l’assistent es converteix en un mur i els teus clients ho noten a la primera.
Quan el teu servei és molt particular en cada cas. Si cada client necessita una conversa diferent, no hi ha guió possible.
I quan el poses a la pàgina de contacte tapant el formulari. Allà no ajuda: posa un obstacle just on algú ja havia decidit escriure’t.
Web o WhatsApp: per on començar
Un assistent virtual per al web atén qui ja està mirant el que vens, que és just quan la decisió està calenta. Resol el dubte que el frenava i li pot donar la cita a la mateixa conversa, sense enviar-lo a un formulari.
A WhatsApp atens qui ja et coneix i t’escriu com escriu als amics. En molts negocis locals és per on entren més consultes.
La pregunta que ho decideix és senzilla: per on t’escriuen avui? Mira els últims tres mesos. Si la majoria de consultes arriben per WhatsApp, començar pel web és posar el xatbot on no hi ha ningú. I al revés.
Hi ha una diferència de cost. Al web pagues el xatbot. A WhatsApp, a més, Meta cobra per missatge des que el número es connecta a la seva plataforma. Són cèntims per missatge, però compten si el xatbot contesta a trossos.
Quant costa: les quatre partides
No hi ha un preu de catàleg que valgui per a tothom, i qui te’n dona un sense preguntar res t’està venent una plantilla. El cost d’un xatbot es reparteix en quatre partides.
La preparació. Llegir les consultes reals, escriure les respostes, marcar els límits i provar-lo. És la part que porta més feina i la que menys es veu. Es fa una vegada, al principi.
L’ús de la IA. Cada resposta té un cost d’ús, que creix amb el volum de converses. Un negoci amb vint consultes al dia i un amb dues-centes no paguen el mateix.
Els canals. Al web no hi ha cost per missatge. A WhatsApp s’hi sumen els missatges que cobra Meta, que des de l’1 d’octubre de 2026 també inclouen les respostes dins de la finestra de 24 hores, amb 1.000 missatges gratuïts al mes per número.
Les connexions i el manteniment. Donar cites a Google Calendar o Outlook és directe; connectar-lo a un programa de gestió antic o al teu CRM pot demanar més feina. I cada mes cal revisar converses i actualitzar el que ha canviat.
Quan demanis pressupostos, compara aquestes quatre partides, no només la xifra final. Un preu baix que no inclou la preparació ni la revisió mensual sol acabar en un xatbot que ningú no vigila.
Els números que cal fer abans
Una manera senzilla de saber si et compensa, amb dades teves:
- Compta les consultes d’un mes, entre el web, WhatsApp i el correu.
- Marca quantes són repetides: horaris, disponibilitat, preus que ja dones, estat d’una comanda.
- Mira quantes arriben fora d’horari o quan ningú no les pot atendre.
- Calcula el temps. Multiplica les consultes repetides pels minuts que et costa llegir-les i contestar-les.
Si surten poques consultes repetides, no et cal un xatbot: et cal explicar millor les coses al teu web. Si en surten moltes, i sobretot fora d’horari, ja tens una xifra per comparar amb el pressupost.
El que costa que surti bé
Muntar l’assistent és la part ràpida. El que porta temps és escriure bé les respostes, decidir els límits i provar-lo amb preguntes reals abans d’ensenyar-lo a ningú.
Aquesta part no es pot saltar. És la diferència entre un assistent que et treu feina i un que te’n dona.
Com se’n prepara un que funcioni
La feina de debò passa abans de tocar cap eina.
Es llegeixen les consultes reals. No les que creus que et fan: les que t’han fet. Els últims tres mesos de correus, missatges i formularis. Allà apareix el guió ja escrit, i gairebé sempre amb sorpreses: preguntes que no imaginaves que fossin tan freqüents, i d’altres que donaves per importants i ningú fa.
S’agrupen i es responen per escrit. Cada resposta, redactada com la diria la millor persona del teu equip en el seu millor dia. Aquest document és l’actiu real del projecte; l’assistent només és la manera de servir-lo.
Es marquen els límits. Quins temes no toca, quina frase fa servir per derivar, i on deriva exactament. Sense això, l’assistent improvisa.
Es prova amb preguntes incòmodes abans d’ensenyar-lo a ningú. Preguntes mal escrites, en castellà, amb faltes, ambigües, i alguna amb mala intenció. Allà es veu on falla.
Com saber si funciona
Tres números, mirats un cop al mes.
Quantes converses acaben resoltes sense passar a una persona. Si és molt baix, l’assistent no hi està aportant. Si és sospitosament alt, revisa si està responent coses que no hauria.
Quantes acaben en contacte comercial. És el número que justifica el projecte. Un assistent que resol dubtes però no genera ni una consulta comercial fa de manual d’instruccions, no de comercial.
Quines preguntes es repeteixen sense resposta bona. Aquesta llista és el full de ruta per millorar-lo, i també diu molt sobre què falta explicar al teu web.
Si vols veure com respon un xatbot amb IA abans de decidir res, tens la demo de xatbot i centraleta amb IA al nostre web. La pàgina és en castellà; la demo amb el teu negoci te la muntem en català.
En els projectes d’automatització que portem comencem sempre per llegir les consultes reals que has rebut els últims mesos. Allà hi ha el guió, ja escrit pels teus propis clients. Ho fem a la consultoria gratuïta, i si no et compensa, t’ho diem.
