IA per a pimes: per on començar de debò

La conversa sobre intel·ligència artificial en empreses petites sol començar pel lloc equivocat. Algú veu una demostració impressionant, pregunta «això ho podem fer servir?», i es munta un projecte per respondre aquesta pregunta en comptes d’una altra de molt millor: què ens està costant temps i diners ara mateix.

Quan es comença per l’eina, gairebé sempre acaba igual. S’implanta alguna cosa, es fa servir dues setmanes, i després l’equip torna a fer-ho com abans perquè era més ràpid.

La pregunta correcta no és tecnològica

Abans de mirar cap eina cal respondre tres coses, i les tres són de negoci:

Quina tasca repetim més vegades al mes? No la més molesta, la més freqüent. Una tasca que es fa quaranta vegades al mes i porta deu minuts són gairebé set hores. Una que es fa dues vegades i porta una hora, són dues.

Quant val aquesta hora? No el cost brut de l’empleat, sinó el que aquella persona deixaria de fer. Si el teu comercial dedica sis hores al mes a copiar dades d’un formulari al full de càlcul, el cost real no són aquelles sis hores: són les visites que no fa.

Està el procés endreçat? Automatitzar una cosa desendreçada dona desordre més ràpid. Si cada persona de l’equip gestiona els pressupostos a la seva manera, primer cal decidir quina és la manera.

On funciona avui, amb noms

En els projectes que portem, quatre usos es repeteixen perquè retornen hores de forma mesurable.

Atenció al repetitiu. Entre el 60 % i el 80 % de les consultes que rep un negoci són les mateixes cinc preguntes: horaris, preus orientatius, disponibilitat, com arribar-hi, si feu tal cosa. Un assistent ben acotat les resol a qualsevol hora i passa la resta a una persona. L’important és això segon: un assistent que intenta respondre-ho tot acaba inventant, i això costa més car que no tenir-lo.

Preparació de documents. Pressupostos, contractes, propostes. L’estructura és sempre la mateixa i canvien quatre dades. És feina mecànica que consumeix atenció sense aportar criteri.

Classificació del que entra. Correus, formularis, missatges. Separar l’urgent del que pot esperar, i el comercial de l’administratiu, abans que arribi a una persona.

Recerca prèvia. Estudiar la competència d’un sector, resumir un plec de seixanta pàgines, extreure els punts d’una reunió gravada. Feina que abans es posposava perquè no hi havia temps, i que ara es fa.

On no funciona, i convé saber-ho abans

No substitueix el criteri comercial. Una IA no sap si aquell client està a punt de marxar, si convé estrènyer en el preu o si aquella oferta encaixa amb el teu marge.

No arregla un embut trencat. Si no entren contactes, automatitzar la resposta als contactes no canvia res.

I no és gratis. Té cost d’implantació i cost d’ús. Si la tasca que automatitzes t’estalvia vint minuts al mes, el projecte no es paga.

L’ordre que funciona

Mesurar primer, triar una sola tasca després, i ampliar només si aquella primera funciona.

Sona poc ambiciós i és exactament el contrari: és el que permet que el segon projecte s’aprovi sense discussió, perquè el primer es pot ensenyar amb números. Els projectes que comencen volent transformar l’empresa sencera solen morir a la fase de reunions.

Nosaltres treballem sempre així. La primera conversa no és sobre models ni eines: és sobre què fa el teu equip cada setmana i quant d’això no hauria d’estar fent una persona.

Els tres errors que més veiem

Començar per l’aparador. El primer que s’automatitza sol ser el que es veu: un assistent al web, alguna cosa lluïda per ensenyar. Gairebé mai és el que més temps retorna. El que de debò estalvia sol ser invisible i avorrit: classificar correus, preparar documents, quadrar dades entre dos sistemes.

Automatitzar l’excepció. Tot procés té casos rars. Si intentes cobrir-los tots des del principi, el projecte es dispara en complexitat i en cost. Cobreix el 80 % que es repeteix igual i deixa que el 20 % rar el continuï veient una persona. Aquesta persona, a més, tindrà temps per veure’l bé.

No mesurar l’abans. Si no anotes quant de temps portava la tasca abans d’automatitzar-la, mai podràs demostrar que ha sortit bé. I sense poder demostrar-ho, el segon projecte es discuteix igual que el primer.

Què esperar pel que fa al cost

Depèn molt del cas, però hi ha dues partides que convé separar mentalment.

La implantació és un cost d’una vegada: analitzar el procés, muntar-lo, provar-lo i ensenyar l’equip. És la part més cara i la que més varia. Un procés senzill es resol en dies; un que toca tres sistemes diferents, en setmanes.

L’ús és recurrent i sol ser baix: el que cobra el proveïdor del model per cada consulta. En la majoria de negocis petits són unes desenes d’euros al mes, no centenars.

El compte que importa és el tercer: quantes hores retorna al mes i quant val cadascuna. Si el projecte no es paga sol en menys d’un any, probablement no era el projecte adequat per començar.

I una cosa sobre l’equip

La resistència interna és real i gairebé sempre ve del mateix lloc: la gent tem que automatitzar sigui el pas previ a prescindir-ne.

Val la pena dir-ho clar des del principi, sobretot si no és el cas. En els projectes que portem, el que s’automatitza és el que ningú vol fer, i el temps que s’allibera va al que sí que requereix criteri. Quan això s’explica bé, l’equip es converteix en la millor font d’idees: són ells els que saben quina tasca els menja el matí.

Si vols saber què es pot automatitzar en el teu cas concret, analitzem la teva operativa i et diem què compensa i què no. Inclòs quan la resposta és que encara no.