Facturar amb Excel o Word: serveix amb Verifactu?
És la pregunta que més es repeteix sobre Verifactu, i la resposta d’Hisenda és: depèn de com facis servir l’Excel o el Word. En alguns casos pots continuar igual. En la majoria, no.
El que diu Hisenda
Segons les preguntes freqüents de l’Agència Tributària, un processador de textos o un full de càlcul no es consideren un sistema informàtic de facturació si els fas servir únicament per a tres coses: escriure les dades de la factura, emetre-la i imprimir-la, i desar-la.
És a dir, si fas servir el Word o l’Excel com faries servir una màquina d’escriure: tecleges cada dada, cada import i cada total a mà, imprimeixes o envies el PDF i deses l’arxiu. En aquest cas, aquestes factures es consideren manuals i Verifactu no t’obliga.
Quan l’Excel sí que compta com a programa
En el moment en què el full fa alguna cosa per tu, la cosa canvia. Hisenda considera que hi ha un sistema informàtic de facturació quan aquestes dades es reutilitzen per obtenir alguna cosa nova, per exemple:
- Fórmules que calculen la base, l’IVA o el total.
- Macros o automatismes que numeren les factures o omplen dades sols.
- Un full que recull totes les factures per treure’n el resum del trimestre.
- Exportar les dades a un altre programa, com el de la teva gestoria o la teva comptabilitat.
Si la teva plantilla de factura suma sola l’IVA, ja ets a l’altre costat. I la majoria de plantilles d’Excel ho fan, perquè per a això es fa servir un full de càlcul.
Un exemple concret
Una fisioterapeuta té una plantilla de factura en Excel. Escriu el nom del pacient, el nombre de sessions i el preu, i el full calcula sol el total. Cada trimestre copia les factures en una altra pestanya que suma el que ha facturat per a la seva gestoria.
Segons el criteri d’Hisenda, aquest full és un sistema informàtic de facturació: calcula imports i reutilitza les dades per a un resum. A partir de la seva data, hauria de complir Verifactu, cosa que un Excel normal no fa.
Si la mateixa fisioterapeuta escrivís en un Word l’import total a mà, sense càlculs, i desés l’arxiu sense més, estaria en el cas manual. Però li tocaria calcular cada factura a mà i muntar el resum del trimestre d’una altra manera.
El problema de quedar-se en el cas «manual»
Tècnicament, es pot continuar facturant amb Word o Excel sense fórmules. A la pràctica té tres inconvenients.
És més lent i més propens a errors. Calcular a mà l’IVA de cada línia i el total, factura per factura, és just el que es vol evitar quan es fa servir un ordinador.
És fràgil. N’hi ha prou que un dia copiïs una fórmula, afegeixis una suma o exportis el llistat per a la teva gestoria perquè passis a estar dins de la norma sense adonar-te’n.
No t’estalvia la feina del trimestre. Si després has de recopilar totes les factures per als impostos, algú ho haurà de fer, i si ho fa un full de càlcul, tornes a ser-hi dins.
I les factures que ja vas fer amb Excel?
L’obligació afecta les factures que emetis a partir de la data que et toca. No has de passar les factures antigues a un programa nou ni registrar-les a Hisenda. Això sí, les has de continuar conservant durant els terminis habituals, com fins ara.
L’alternativa gratuïta
Si factures poc i el que et frena és el preu d’un programa, l’Agència Tributària té una aplicació gratuïta de facturació que compleix Verifactu, disponible des d’octubre de 2025. És bàsica, però per a qui fa poques factures pot substituir l’Excel sense cost.
Què cal fer si ara factures amb Excel
Mira la teva plantilla. Si té fórmules o la fas servir per treure resums, l’opció segura és passar a un programa de facturació que compleixi Verifactu abans de la teva data: l’1 de juliol de 2027 si ets autònom, l’1 de gener de 2027 si ets una societat. Ho expliquem a què és Verifactu i quan és obligatori.
Si decideixes continuar amb Word o Excel sense fórmules, fes-ho sabent que el marge d’error és petit i que, si Hisenda considera que el teu full és un sistema de facturació que no compleix, la sanció pot ser de 50.000 euros per exercici. Ho detallem a sancions de Verifactu: quina multa hi ha.
Canviar d’Excel a un programa no és tan dur
Qui factura amb Excel sol tenir por de canviar perquè ho té tot muntat a la seva manera. Un bon programa de facturació et deixa desar clients i productes, convertir pressupostos en factures i treure els llistats per a la teva gestoria sense teclejar res dues vegades. A automatitzar pressupostos i factures expliquem per on començar.
Nosaltres tenim un programa de facturació Verifactu propi i, si la teva manera de facturar és molt particular, te’n fem un a mida. Abans de triar-ne cap, repassa com triar un programa de facturació Verifactu.
