Facturar con Excel o Word: ¿vale con Verifactu?
Es la pregunta que más se repite sobre Verifactu, y la respuesta de Hacienda es: depende de cómo uses el Excel o el Word. En algunos casos puedes seguir igual. En la mayoría, no.
Lo que dice Hacienda
Según las preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria, un procesador de textos o una hoja de cálculo no se consideran un sistema informático de facturación si los usas únicamente para tres cosas: escribir los datos de la factura, emitirla e imprimirla, y guardarla.
Es decir, si usas el Word o el Excel como usarías una máquina de escribir: tecleas cada dato, cada importe y cada total a mano, imprimes o mandas el PDF y guardas el archivo. En ese caso, esas facturas se consideran manuales y Verifactu no te obliga.
Cuándo el Excel sí cuenta como programa
En el momento en que la hoja hace algo por ti, cambia la cosa. Hacienda considera que hay un sistema informático de facturación cuando esos datos se reutilizan para obtener algo nuevo, por ejemplo:
- Fórmulas que calculan la base, el IVA o el total.
- Macros o automatismos que numeran las facturas o rellenan datos solos.
- Una hoja que recoge todas las facturas para sacar el resumen del trimestre.
- Exportar los datos a otro programa, como el de tu gestoría o tu contabilidad.
Si tu plantilla de factura suma sola el IVA, ya estás en el otro lado. Y la mayoría de plantillas de Excel lo hacen, porque para eso se usa una hoja de cálculo.
Un ejemplo concreto
Una fisioterapeuta tiene una plantilla de factura en Excel. Escribe el nombre del paciente, el número de sesiones y el precio, y la hoja calcula sola el total. Cada trimestre copia las facturas en otra pestaña que suma lo facturado para su gestoría.
Según el criterio de Hacienda, esa hoja es un sistema informático de facturación: calcula importes y reutiliza los datos para un resumen. A partir de su fecha, tendría que cumplir Verifactu, cosa que un Excel normal no hace.
Si la misma fisioterapeuta escribiera en un Word el importe total a mano, sin cálculos, y guardara el archivo sin más, estaría en el caso manual. Pero le tocaría calcular cada factura a mano y montar el resumen del trimestre de otra forma.
El problema de quedarse en el caso «manual»
Técnicamente, se puede seguir facturando con Word o Excel sin fórmulas. En la práctica tiene tres inconvenientes.
Es más lento y más propenso a errores. Calcular a mano el IVA de cada línea y el total, factura a factura, es justo lo que se quiere evitar al usar un ordenador.
Es frágil. Basta con que un día copies una fórmula, añadas una suma o exportes el listado para tu gestoría para que pases a estar dentro de la norma sin darte cuenta.
No te ahorra el trabajo del trimestre. Si luego tienes que recopilar todas las facturas para los impuestos, alguien tendrá que hacerlo, y si lo hace una hoja de cálculo, vuelves a estar dentro.
¿Y las facturas que ya hiciste en Excel?
La obligación afecta a las facturas que emitas a partir de la fecha que te toca. No tienes que pasar las facturas antiguas a un programa nuevo ni registrarlas en Hacienda. Eso sí, tienes que seguir guardándolas durante los plazos habituales, como hasta ahora.
La alternativa gratuita
Si facturas poco y lo que te frena es el precio de un programa, la Agencia Tributaria tiene una aplicación gratuita de facturación que cumple Verifactu, disponible desde octubre de 2025. Es básica, pero para quien hace pocas facturas puede sustituir al Excel sin coste.
Qué hacer si ahora facturas con Excel
Mira tu plantilla. Si tiene fórmulas o la usas para sacar resúmenes, la opción segura es pasar a un programa de facturación que cumpla Verifactu antes de tu fecha: el 1 de julio de 2027 si eres autónomo, el 1 de enero de 2027 si eres una sociedad. Lo explicamos en qué es Verifactu y cuándo es obligatorio.
Si decides seguir con Word o Excel sin fórmulas, hazlo sabiendo que el margen de error es pequeño y que, si Hacienda considera que tu hoja es un sistema de facturación que no cumple, la sanción puede ser de 50.000 euros por ejercicio. Lo detallamos en sanciones de Verifactu: qué multa hay.
Cambiar de Excel a un programa no es tan duro
Quien factura con Excel suele tener miedo a cambiar porque lo tiene todo montado a su manera. Un buen programa de facturación te deja guardar clientes y productos, convertir presupuestos en facturas y sacar los listados para tu gestoría sin teclear nada dos veces. En automatizar presupuestos y facturas contamos por dónde empezar.
Nosotros tenemos un programa de facturación Verifactu propio y, si tu forma de facturar es muy particular, te hacemos uno a medida. Antes de elegir cualquiera, repasa cómo elegir un programa de facturación Verifactu.
