Sanciones de Verifactu: qué multa hay y por qué
Las sanciones de Verifactu no son un porcentaje de lo que facturas ni una multa por factura. Son cantidades fijas por cada año, y por eso asustan tanto: pueden ser muy altas para un negocio pequeño aunque facture poco.
Conviene conocerlas bien, porque es fácil encontrar cifras exageradas y también quien las quita de en medio con un «eso no lo va a aplicar nadie».
De dónde salen las sanciones
La Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, añadió a la Ley General Tributaria el artículo 201 bis. Ese artículo sanciona dos cosas distintas: a quien usa un sistema de facturación que no cumple y a quien lo fabrica o lo vende.
Para quien usa el programa
Si eres empresa o autónomo y facturas con un sistema que no cumple los requisitos, la sanción es de 50.000 euros por cada ejercicio. Se aplica, por ejemplo, cuando:
- El programa no está adaptado a la normativa.
- El programa permite llevar registros paralelos, una facturación para Hacienda y otra aparte.
- El programa deja borrar o modificar facturas ya emitidas sin dejar rastro.
- Se ha manipulado un programa que sí cumplía para desactivar sus controles.
No hace falta que haya intención de defraudar. Tener en uso un programa que no cumple ya es la infracción.
Para quien fabrica o vende el programa
A las empresas que fabrican, comercializan o distribuyen programas de facturación que no cumplen, la sanción es de 150.000 euros por ejercicio y por cada tipo de programa. Además, hay una multa de 1.000 euros por cada sistema vendido sin la declaración responsable que exige el Real Decreto 1007/2023.
Por eso los fabricantes serios están obligados a emitir esa declaración, y por eso conviene pedirla siempre antes de contratar un programa.
Desde cuándo se aplican
Las sanciones por no adaptarse se aplican a partir de las fechas de obligación que fijó el Real Decreto-ley 15/2025:
- 1 de enero de 2027 para las empresas que presentan el Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027 para el resto, incluidos los autónomos.
Hasta entonces adaptarse es voluntario. Lo explicamos con más detalle en qué es Verifactu y cuándo es obligatorio.
Hay un matiz importante: la prohibición del software de doble uso, el que permite llevar dos contabilidades o borrar facturas sin rastro, existe desde la ley de 2021. Lo que se ha aplazado es la obligación de adaptar los programas a los nuevos requisitos técnicos, no la prohibición de hacer trampas.
Qué no dice la norma
La sanción no se multiplica por cada factura ni depende de cuánto factures. Tampoco es automática: la aplica Hacienda tras una comprobación, como cualquier otra sanción tributaria.
Lo que sí hay que tener en cuenta es que es por ejercicio. Si alguien pasa varios años con un programa que no cumple, la cuenta se acumula.
Lo que no es motivo de sanción
Equivocarte en una factura. Los errores se corrigen como siempre, con una factura rectificativa. Lo que cambia es que la factura original no se puede borrar ni modificar a escondidas: queda registrada, y la corrección también.
Que se caiga internet. En la modalidad Verifactu, si no hay conexión puedes seguir facturando. El programa envía los registros cuando vuelve la conexión y deja constancia de la incidencia, según las preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria.
Adaptarte antes de tiempo. Hasta tu fecha es voluntario. Eso sí, si empiezas a enviar registros a Hacienda, tienes que seguir haciéndolo hasta el final de ese año.
Si te hacen un programa a medida
Si un proveedor te desarrolla un programa de facturación a medida, ese proveedor es el fabricante a efectos de la norma: tiene que emitir la declaración responsable y responde de que el programa cumple. Tú, como usuario, respondes de usar un sistema que cumpla. Por eso, en un desarrollo a medida, la declaración responsable tiene que formar parte de la entrega.
Cómo demuestras que cumples
Si algún día Hacienda revisa tu facturación, lo que te protege son tres cosas.
La declaración responsable del programa. Es el documento del fabricante que garantiza que el sistema cumple. Guárdala con el resto de tu documentación, igual que guardas el contrato del programa.
Los propios registros. Si trabajas en la modalidad Verifactu, Hacienda ya tiene los registros de cada factura, porque el programa se los ha ido enviando. Si trabajas en la otra modalidad, los registros firmados están en tu sistema y tienes que poder entregarlos cuando te los pidan.
Que no haya huecos. La numeración correlativa y la cadena de huellas hacen visible cualquier factura borrada o modificada. Si todo está encadenado y las correcciones se han hecho con facturas rectificativas, no hay nada que explicar.
Dicho de otra forma: con un programa que cumple y usándolo con normalidad, no tienes que hacer nada especial para demostrarlo.
Cómo evitarla
Es más sencillo de lo que parece:
- Pregunta a tu proveedor si su programa se adapta a Verifactu y pide la declaración responsable del fabricante.
- Si facturas con Excel, revisa si tu hoja cuenta como programa. Casi siempre lo hace si tiene fórmulas; lo explicamos en facturar con Excel o Word: ¿vale con Verifactu?.
- Si tienes que cambiar, hazlo con tiempo. En cómo elegir un programa de facturación Verifactu tienes lo que conviene comprobar.
Nosotros tenemos un programa de facturación Verifactu propio, desarrollado por nosotros, y hacemos software a medida para empresas que necesitan algo distinto. Si eres autónomo, también te puede interesar Verifactu para autónomos: ¿me afecta?.
