Cómo elegir un programa de facturación Verifactu

De aquí a 2027 vas a ver muchos anuncios de «programa de facturación adaptado a Verifactu». Todos dirán que cumplen. La diferencia entre ellos no está en esa frase, sino en lo que pasa después: cuando tienes que pasar tus datos, cuando tu gestoría necesita los listados o cuando algo falla un día de cierre.

Esto es lo que conviene comprobar antes de decidir.

1. Que tenga declaración responsable

Es lo primero y no es negociable. El Real Decreto 1007/2023 obliga a los fabricantes a emitir una declaración responsable en la que garantizan que su programa cumple los requisitos. Vender un programa sin ella está sancionado.

Pídela por escrito. Si el proveedor no sabe de qué le hablas, o te dice que «ya la tendrán», busca otro. Lo explicamos en sanciones de Verifactu: qué multa hay.

2. Qué modalidad usa

Hay dos formas de cumplir: la modalidad Verifactu, en la que el programa envía cada registro a Hacienda al emitir la factura, y la modalidad sin envío, en la que los registros se guardan firmados en tu sistema. Las explicamos en qué es Verifactu y cuándo es obligatorio.

Pregunta cuál usa el programa y si puedes elegir. Para la mayoría de negocios pequeños, la modalidad Verifactu es la más cómoda, porque no tienes que custodiar nada.

3. Cómo pasas tus datos

Si ya facturas, tienes clientes, productos, precios y un historial. Pregunta:

• Si puedes importar clientes y productos desde tu programa actual o desde un Excel.
• Qué pasa con las facturas antiguas: dónde se quedan y cómo las consultas.
• Si la numeración de las facturas puede continuar donde la dejaste.

Un programa barato que te obliga a teclearlo todo de nuevo acaba saliendo caro.

4. Si habla con tu gestoría o tu contabilidad

Las facturas acaban en los impuestos del trimestre. Comprueba si el programa exporta los datos en un formato que tu gestoría pueda usar, o si se conecta directamente con su programa de contabilidad. Pregúntaselo también a tu gestoría: muchas prefieren que sus clientes usen un programa concreto.

5. Si encaja con cómo trabajas

Un programa estándar funciona bien si facturas de forma estándar. Si trabajas con presupuestos que luego se convierten en factura, con albaranes, con tarifas por cliente, con cobros periódicos o con una tienda online, comprueba que el programa lo hace sin trucos.

Si tu forma de facturar es muy particular, puede que te compense un programa a medida o una conexión entre lo que ya usas y un módulo que cumpla Verifactu. Contamos cómo empezar a automatizar en automatizar presupuestos y facturas.

6. Quién te responde cuando falla

Un día de cierre, con una factura que no sale, no te sirve un formulario de contacto que contesta en tres días. Pregunta cómo es el soporte, en qué horario y en qué idioma. Y si puedes, habla con algún cliente que ya lo use.

7. Qué pasa si la norma vuelve a cambiar

Verifactu ya se ha aplazado dos veces y los detalles técnicos se siguen ajustando. Pregunta si las actualizaciones que exija la normativa están incluidas en el precio o se cobran aparte.

¿Y la aplicación gratuita de Hacienda?

Desde octubre de 2025 la Agencia Tributaria ofrece una aplicación gratuita de facturación que cumple Verifactu. Es una opción real y conviene conocerla antes de pagar por nada.

Te sirve si haces pocas facturas, no necesitas guardar productos ni presupuestos y no te importa entrar en la web de Hacienda cada vez que facturas.

Se queda corta si necesitas presupuestos, albaranes, cobros periódicos, conexión con tu tienda online o tu gestoría, varios usuarios o informes de lo que facturas. Tampoco está pensada para empresas con mucho volumen.

Programa estándar o a medida

Un programa estándar es más barato y se pone en marcha en días. Es lo lógico para la mayoría de autónomos y pequeñas empresas.

Un desarrollo a medida tiene sentido cuando facturas de una forma que ningún programa resuelve bien, cuando la factura tiene que salir sola de otro sistema, como un programa de pedidos, una tienda online o un ERP, o cuando ya tienes un sistema propio que no quieres tirar. En ese caso, la pieza que genera las facturas tiene que cumplir Verifactu, y el que la desarrolla tiene que darte la declaración responsable.

Las preguntas para el proveedor, en limpio

• ¿Me da la declaración responsable por escrito?
• ¿Qué modalidad usa: Verifactu o sin envío?
• ¿Puedo importar mis clientes, productos y numeración?
• ¿Exporta los datos para mi gestoría o se conecta con su programa?
• ¿Qué pasa si se cae internet?
• ¿Las actualizaciones por cambios de normativa están incluidas?
• ¿Quién me atiende si falla, y cuándo?

Lo que no deberías mirar primero

El precio. No porque no importe, sino porque casi todos los programas para negocios pequeños están en rangos parecidos, y la diferencia real está en los puntos anteriores. Un programa que te ahorra una hora a la semana vale mucho más que la diferencia de cuota.

Si eres autónomo

Tu fecha es el 1 de julio de 2027 y probablemente no necesitas nada complicado. Lo que sí necesitas es que funcione, que cumpla y que no te obligue a pelearte con él. Lo explicamos en Verifactu para autónomos: ¿me afecta?.

Si tienes una asesoría o una gestoría, cómo trabajamos su captación de clientes está en marketing para asesorías y gestorías.

Nosotros tenemos un programa de facturación Verifactu propio. Lo hemos desarrollado nosotros, así que hablas directamente con quien lo ha programado, y si tu caso no encaja en un programa estándar, te hacemos uno a medida.