Cuánto cuesta una centralita con IA y de qué depende el precio
Si buscas el precio de una centralita con IA, lo primero que vas a ver son cifras por minuto en dólares y planes con nombres en inglés. Sirven de poco para saber cuánto te va a costar a ti, porque una recepcionista virtual con IA no se paga como una línea de teléfono: se paga por lo que hace, por cuánto lo hace y por lo que hay que conectar para que lo haga.
Este artículo no te va a dar una tarifa, porque no existe una que valga para todos. Te va a explicar de qué partidas se compone el precio, cómo cobra el mercado y qué tiene que decir un presupuesto para que puedas compararlo con otro.
Por qué no hay una tarifa única
Una consulta que recibe veinte llamadas al día y un restaurante que recibe cien el viernes por la tarde no gastan lo mismo. Tampoco cuesta lo mismo una centralita que solo contesta horarios que una que da citas, manda recordatorios y pasa las urgencias a tu móvil con un resumen.
Por eso el precio de un agente de voz con IA se mueve con tres cosas:
- Cuántas llamadas atiende y cuánto duran. Cada minuto de conversación tiene un coste de uso.
- Qué tiene que hacer. Contestar dudas es lo más sencillo. Dar citas, pasar llamadas y avisar por WhatsApp suma trabajo de montaje.
- Con qué hay que conectarla. Google Calendar no es lo mismo que un programa de citas antiguo o tu CRM.
Todo lo demás son variaciones de estas tres.
Lo que se paga una vez: la puesta en marcha
Antes de que la centralita coja la primera llamada hay trabajo de personas, y es la parte que más varía entre proveedores.
Preparar la información. Horarios, servicios, precios que sí puede decir, qué hacer con una urgencia, a quién se pasa cada tipo de llamada. Es lo que hace que conteste como tu negocio y no como un folleto.
Conectar la agenda y los avisos. Que vea tus huecos libres, que guarde la cita y que te mande el resumen por WhatsApp o por correo.
Configurar el desvío. Que las llamadas de tu número lleguen a la centralita cuando toca: todas, solo las que no coges o solo fuera de horario.
Probar. Llamar muchas veces, con preguntas raras, con prisas, en castellano y en catalán, antes de que la oiga un cliente. Si un presupuesto no dedica tiempo a esto, lo pagarás después en llamadas mal atendidas.
Lo que se paga cada mes: el uso
La parte mensual tiene dos componentes que conviene ver por separado.
El consumo. La voz, el modelo de lenguaje que entiende y redacta la respuesta y la línea telefónica cuestan dinero por cada minuto de llamada. Es un coste real que el proveedor paga a otros y que crece con tu volumen.
El mantenimiento. Una centralita envejece: cambias el horario, dejas de ofrecer un servicio, aparece una pregunta que nadie había previsto. Alguien tiene que escuchar o leer lo que pasa en las llamadas y corregir lo que se ha quedado viejo. Si el presupuesto no lo incluye, lo vas a hacer tú o no lo va a hacer nadie.
Un detalle que se suele pasar por alto: los minutos se cuentan aunque la conversación sea lenta. Una centralita que se enrolla, que repite la pregunta o que tarda en ir al grano te sale más cara cada mes. Que las respuestas sean cortas no es solo una cuestión de estilo.
El teléfono: desvío, línea y quién paga cada tramo
La mayoría de negocios no quiere cambiar de número, y no hace falta. Lo habitual es desviar las llamadas del número de siempre a la línea de la centralita. Eso tiene dos consecuencias en la factura.
El desvío lo paga tu línea. Para tu operadora, desviar una llamada es como hacer una llamada desde tu número al de destino. Con muchas tarifas las llamadas nacionales ya están incluidas, pero conviene comprobar la tuya antes de empezar, y también si tu tarifa permite desviar al tipo de número de destino.
La centralita necesita su propio número de destino, que tiene una pequeña cuota mensual en casi cualquier proveedor.
Pasar una llamada a tu equipo es otro tramo. Cuando la centralita detecta una urgencia y te la pasa, esa llamada sigue ocupando línea mientras hablas. En las plataformas que cobran por minuto, el coste del agente se detiene al transferir, pero el de la línea sigue.
Las integraciones: agenda, programa de citas y CRM
Es la partida que más sorpresas da, en los dos sentidos.
Con Google Calendar y Outlook la conexión es directa y rápida. Con la mayoría de programas de citas también se puede, aunque cada uno tiene sus particularidades. Y hay programas, sobre todo los más antiguos o los hechos a medida para un sector, que no dejan conectarse de serie. Ahí hay dos caminos: hacer la conexión con desarrollo a medida o buscar otra forma de trabajar, por ejemplo que la centralita apunte la petición y alguien la confirme.
Lo importante es que eso se sepa antes de firmar, no a mitad del proyecto. Una pregunta directa lo resuelve: «¿con mi programa, en concreto, cómo se conecta y quién lo hace?».
Cómo cobra el mercado
Para que tengas una referencia de cómo se estructuran los precios fuera de una agencia, estas son dos formas de cobrar que se ven a menudo. No son nuestros precios ni pretenden serlo.
Las plataformas de agentes de voz cobran por minuto y por piezas. Suelen cobrar unos céntimos por minuto de conversación, según qué voz, qué modelo y qué telefonía se elijan, más cuotas mensuales por número de teléfono y por llamadas simultáneas. Y muchas cuentan también los silencios y las esperas. Ese es el coste de la herramienta: no incluye preparar la información, conectar tu agenda ni revisar las llamadas, que es el trabajo que la hace útil.
Los servicios de secretaria virtual humana cobran por llamada o por paquetes. En España conviven el pago por llamada con una cuota base y los paquetes mensuales con un número de llamadas incluidas, con recargos habituales por atender fuera de horario o por pasar llamadas. Es otro servicio, con una persona al otro lado, y por eso se cobra por llamada atendida y no por minuto de máquina.
La conclusión práctica es que comparar el precio por minuto de una plataforma con el presupuesto de un servicio montado es comparar el coste del motor con el precio del coche.
Cómo comparar dos presupuestos
Antes de mirar la cifra final, comprueba que los dos presupuestos digan estas cosas. Si uno no las dice, no es más barato: es que lo ha dejado fuera.
- Qué incluye la puesta en marcha: preparar la información, conectar la agenda, configurar el desvío y las pruebas.
- Cómo se calcula la cuota mensual: si es cerrada, si tiene un volumen de llamadas o minutos incluido y qué pasa si te pasas.
- Qué pasa en agosto o en campaña, cuando el volumen sube o baja mucho.
- Con qué se conecta exactamente, nombrando tu agenda o tu programa.
- Quién revisa las llamadas y cada cuánto.
- Qué hace cuando no sabe algo: si toma nota, si pasa la llamada, a quién.
- Qué pasa con tus datos y si firma el contrato de encargo de tratamiento que pide el RGPD.
- Cómo se deja: si quitar el desvío es suficiente o hay permanencia.
Hay más preguntas útiles en qué preguntar a un proveedor que te vende inteligencia artificial.
Cuándo compensa pagarla
La cuenta que importa no es cuánto cuesta la centralita, sino cuánto te cuesta no tenerla. Si hoy pierdes llamadas porque estás con un cliente, en el gabinete o en la cocina, cada una tiene un valor que se puede estimar con tus propios números: cuántas llamadas no coges a la semana, cuántas de cada diez acaban en cliente y cuánto te deja un cliente nuevo. Multiplica y tendrás una cifra mensual con la que comparar cualquier presupuesto.
Si esa cifra es pequeña, una centralita no te compensa, y es mejor saberlo antes. Si recibes pocas llamadas y casi todas son distintas, contéstalas tú. Si cada llamada necesita a alguien con criterio, lo que te hace falta es una persona.
Cómo lo presupuestamos nosotros
No publicamos tarifas porque dependen de tu volumen y de lo que haya que conectar. Lo que hacemos es esto: en una consultoría gratuita miramos cuántas llamadas recibes, qué te preguntan y con qué agenda trabajas. Con eso te montamos una demo con tu negocio en 24 horas, la llamas, y te damos un precio cerrado, con una parte de puesta en marcha y una cuota mensual que incluye los ajustes.
Si quieres ver cómo suena antes de hablar con nadie, tienes la demo de chatbot y centralita con IA en nuestra web. Y todo lo que hace la centralita con IA, con tu número de siempre, está en su página.
Una centralita con agenda y transferencias tarda entre dos y tres semanas en estar funcionando, contando las pruebas contigo. Si al hacer los números ves que no te compensa, te lo decimos. Es la forma más barata de contratar una centralita IA: saber antes de empezar qué vas a pagar y por qué.
Si te interesa el tema, también hemos escrito sobre cuánto le cuestan las llamadas perdidas a un negocio y sobre la diferencia entre centralita IA, centralita virtual y secretaria virtual.
