Quant costa una centraleta amb IA i de què depèn el preu

Si busques el preu d’una centraleta amb IA, el primer que veuràs són xifres per minut en dòlars i plans amb noms en anglès. Serveixen de poc per saber quant et costarà a tu, perquè una recepcionista virtual amb IA no es paga com una línia de telèfon: es paga pel que fa, per quant ho fa i pel que cal connectar perquè ho faci.

Aquest article no et donarà una tarifa, perquè no n’hi ha cap que valgui per a tothom. T’explicarà de quines partides es compon el preu, com cobra el mercat i què ha de dir un pressupost perquè el puguis comparar amb un altre.

Per què no hi ha una tarifa única

Una consulta que rep vint trucades al dia i un restaurant que en rep cent el divendres a la tarda no gasten el mateix. Tampoc no costa el mateix una centraleta que només contesta horaris que una que dona cites, envia recordatoris i et passa les urgències al mòbil amb un resum.

Per això el preu d’un agent de veu amb IA es mou amb tres coses:

• Quantes trucades atén i quant duren. Cada minut de conversa té un cost d’ús.
• Què ha de fer. Contestar dubtes és el més senzill. Donar cites, passar trucades i avisar per WhatsApp suma feina de muntatge.
• Amb què s’ha de connectar. Google Calendar no és el mateix que un programa de cites antic o el teu CRM.

Tota la resta són variacions d’aquestes tres.

El que es paga una vegada: la posada en marxa

Abans que la centraleta agafi la primera trucada hi ha feina de persones, i és la part que més varia entre proveïdors.

Preparar la informació. Horaris, serveis, preus que sí que pot dir, què cal fer amb una urgència, a qui es passa cada tipus de trucada. És el que fa que contesti com el teu negoci i no com un fulletó.

Connectar l’agenda i els avisos. Que vegi els teus forats lliures, que desi la cita i que t’enviï el resum per WhatsApp o per correu.

Configurar el desviament. Que les trucades del teu número arribin a la centraleta quan toca: totes, només les que no agafes o només fora d’horari.

Provar. Trucar moltes vegades, amb preguntes estranyes, amb presses, en castellà i en català, abans que la senti cap client. Si un pressupost no hi dedica temps, ho pagaràs després en trucades mal ateses.

El que es paga cada mes: l’ús

La part mensual té dos components que convé veure per separat.

El consum. La veu, el model de llenguatge que entén i redacta la resposta i la línia telefònica costen diners per cada minut de trucada. És un cost real que el proveïdor paga a tercers i que creix amb el teu volum.

El manteniment. Una centraleta envelleix: canvies l’horari, deixes d’oferir un servei, apareix una pregunta que ningú no havia previst. Algú ha d’escoltar o llegir el que passa a les trucades i corregir el que s’ha quedat antic. Si el pressupost no ho inclou, ho faràs tu o no ho farà ningú.

Un detall que se sol passar per alt: els minuts es compten encara que la conversa sigui lenta. Una centraleta que s’enrotlla, que repeteix la pregunta o que tarda a anar al gra et surt més cara cada mes. Que les respostes siguin curtes no és només una qüestió d’estil.

El telèfon: desviament, línia i qui paga cada tram

La majoria de negocis no volen canviar de número, i no cal. El més habitual és desviar les trucades del número de sempre a la línia de la centraleta. Això té dues conseqüències a la factura.

El desviament el paga la teva línia. Per a la teva operadora, desviar una trucada és com fer una trucada des del teu número al de destinació. Amb moltes tarifes les trucades nacionals ja hi són incloses, però convé comprovar la teva abans de començar, i també si la teva tarifa permet desviar al tipus de número de destinació.

La centraleta necessita el seu propi número de destinació, que té una petita quota mensual en gairebé qualsevol proveïdor.

Passar una trucada al teu equip és un altre tram. Quan la centraleta detecta una urgència i te la passa, aquesta trucada continua ocupant línia mentre parles. En les plataformes que cobren per minut, el cost de l’agent s’atura en transferir, però el de la línia continua.

Les integracions: agenda, programa de cites i CRM

És la partida que dona més sorpreses, en tots dos sentits.

Amb Google Calendar i Outlook la connexió és directa i ràpida. Amb la majoria de programes de cites també es pot, tot i que cadascun té les seves particularitats. I hi ha programes, sobretot els més antics o els fets a mida per a un sector, que no deixen connectar-s’hi de sèrie. Aquí hi ha dos camins: fer la connexió amb desenvolupament a mida o buscar una altra manera de treballar, per exemple que la centraleta apunti la petició i algú la confirmi.

L’important és que això se sàpiga abans de signar, no a mig projecte. Una pregunta directa ho resol: «amb el meu programa, en concret, com es connecta i qui ho fa?».

Com cobra el mercat

Perquè tinguis una referència de com s’estructuren els preus fora d’una agència, aquestes són dues maneres de cobrar que es veuen sovint. No són els nostres preus ni ho pretenen ser.

Les plataformes d’agents de veu cobren per minut i per peces. Solen cobrar uns quants cèntims per minut de conversa, segons quina veu, quin model i quina telefonia es triïn, més quotes mensuals per número de telèfon i per trucades simultànies. I moltes compten també els silencis i les esperes. Aquest és el cost de l’eina: no inclou preparar la informació, connectar la teva agenda ni revisar les trucades, que és la feina que la fa útil.

Els serveis de secretària virtual humana cobren per trucada o per paquets. A Espanya conviuen el pagament per trucada amb una quota base i els paquets mensuals amb un nombre de trucades incloses, amb recàrrecs habituals per atendre fora d’horari o per passar trucades. És un altre servei, amb una persona a l’altra banda, i per això es cobra per trucada atesa i no per minut de màquina.

La conclusió pràctica és que comparar el preu per minut d’una plataforma amb el pressupost d’un servei muntat és comparar el cost del motor amb el preu del cotxe.

Com comparar dos pressupostos

Abans de mirar la xifra final, comprova que els dos pressupostos diguin aquestes coses. Si un no les diu, no és més barat: és que les ha deixat fora.

• Què inclou la posada en marxa: preparar la informació, connectar l’agenda, configurar el desviament i les proves.
• Com es calcula la quota mensual: si és tancada, si té un volum de trucades o minuts inclòs i què passa si te’n passes.
• Què passa a l’agost o en temporada alta, quan el volum puja o baixa molt.
• Amb què es connecta exactament, amb el nom de la teva agenda o del teu programa.
• Qui revisa les trucades i cada quant.
• Què fa quan no sap alguna cosa: si pren nota, si passa la trucada, a qui.
• Què passa amb les teves dades i si signa el contracte d’encàrrec de tractament que demana el RGPD.
• Com es deixa: si n’hi ha prou de treure el desviament o hi ha permanència.

Hi ha més preguntes útils a què preguntar a un proveïdor que et ven intel·ligència artificial.

Quan compensa pagar-la

El compte que importa no és quant costa la centraleta, sinó quant et costa no tenir-la. Si avui perds trucades perquè estàs amb un client, al gabinet o a la cuina, cadascuna té un valor que es pot estimar amb els teus propis números: quantes trucades no agafes a la setmana, quantes de cada deu acaben en client i quant et deixa un client nou. Multiplica i tindràs una xifra mensual amb què comparar qualsevol pressupost.

Si aquesta xifra és petita, una centraleta no et compensa, i val més saber-ho abans. Si reps poques trucades i gairebé totes són diferents, contesta-les tu. Si cada trucada necessita algú amb criteri, el que et cal és una persona.

Com ho pressupostem nosaltres

No publiquem tarifes perquè depenen del teu volum i del que calgui connectar. El que fem és això: en una consultoria gratuïta mirem quantes trucades reps, què et pregunten i amb quina agenda treballes. Amb això et muntem una demo amb el teu negoci en 24 hores, la truques i et donem un preu tancat, amb una part de posada en marxa i una quota mensual que inclou els ajustos.

Si vols sentir com sona abans de parlar amb ningú, tens la demo de xatbot i centraleta amb IA al nostre web, en castellà. I tot el que fa la centraleta amb IA, amb el teu número de sempre, és a la seva pàgina.

Una centraleta amb agenda i transferències tarda entre dues i tres setmanes a funcionar, comptant les proves amb tu. Si en fer els números veus que no et compensa, t’ho diem. És la manera més barata de contractar una centraleta IA: saber abans de començar què pagaràs i per què.

Si t’interessa el tema, també hem escrit sobre quant li costen les trucades perdudes a un negoci i sobre la diferència entre centraleta IA, centraleta virtual i secretària virtual.